Die verborgene Macht der Backoffice-Daten: Datensilos durchbrechen und mit eingebetteten Analysen Werte erschließen

Enterprise Resource Planning (ERP), Backoffice- und Buchhaltungssysteme spielen eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung der Grundlage für betriebliche Berichterstattung und fundierte Entscheidungen. Diese integrierten Systeme bilden das Rückgrat moderner Organisationen und bieten ein Datenarchiv, das für verschiedene Analysezwecke genutzt werden kann.

Die Speicherung von Informationen in diesen Systemen ist eine Selbstverständlichkeit. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten in einem einzigen System zu konsolidieren und sie wirklich nützlich zu machen — sowohl für Ihre Benutzer als auch für Sie als SaaS-Anbieter. In diesem Beitrag wird untersucht, wie Sie das volle Potenzial der Daten aus diesen Systemen mithilfe eingebetteter Analysen nutzen können, um den täglichen Betrieb zu verbessern und verstärke den Wert bereitgestellt über Ihre SaaS-Lösung. Als Beispiel werden wir uns auf eine PropTech-Anwendung konzentrieren.

Teil 1 — Systemübersicht

Lassen Sie uns zunächst auf die Vorteile dieser Systeme eingehen.

1.1 Unternehmensplanung

ERP-Systeme sind so konzipiert, dass sie verschiedene Geschäftsprozesse integrieren und den Datenfluss zwischen ihnen ermöglichen.¹. Diese Integration ist besonders wertvoll für die betriebliche Berichterstattung und Entscheidungsfindung, da sie eine einzige Informationsquelle für alle Geschäftsdaten bietet. Im Zusammenhang mit PropTech bedeutet dies, dass Immobilienverwaltungsunternehmen einen ganzheitlichen Überblick über ihre Geschäftstätigkeit haben können, von der finanziellen Leistung über die Mieterverwaltung bis hin zu den Wartungsplänen.

Das Hauptbuch, das Herzstück des Finanzmoduls eines ERP-Systems, dient als zentrale Ablage für alle Finanztransaktionen innerhalb einer Organisation². Diese Zentralisierung ermöglicht einen Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens in Echtzeit und ermöglicht es Immobilienverwaltern und Führungskräften, zeitnahe Entscheidungen auf der Grundlage aktueller Informationen zu treffen.

1.2 Backoffice-Betrieb

Backoffice-Software, die oft in ERP-Systeme integriert oder Teil von ERP-Systemen ist, optimiert Kernfunktionen wie Buchhaltung, Projektmanagement, Personalwesen und Lieferkettenabläufe⁵. Für PropTech-Unternehmen bedeutet dies eine effizientere Abwicklung von immobilienbezogenen Aufgaben, vom Mietmanagement bis zur Wartungsplanung. Die Automatisierung dieser Prozesse reduziert nicht nur Fehler, sondern gibt den Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich auf strategischere Arbeiten zu konzentrieren¹.

1.3 Finanzieller Ausblick

Die Finanz- und Buchhaltungsmodule von ERP-Systemen sind für die Entscheidungsfindung besonders wichtig. Diese Module ermöglichen es Unternehmen, ihre aktuelle Finanzlage und ihre Zukunftsaussichten zu verstehen⁴. Für PropTech-Unternehmen, die Systeme wie ABACUS verwenden, bedeutet dies:

1. Präzise Finanzberichterstattung: Die Fähigkeit, wichtige Finanzdokumente wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und Cashflow-Berichte schnell und genau zu erstellen⁴.
2. Rentabilitätsanalyse: Immobilienverwalter können die Rentabilität einzelner Immobilien oder Portfolios analysieren und ihnen helfen, fundierte Entscheidungen über Investitionen und Veräußerungen zu treffen.
3. Budgetprognose: Die Finanzdaten in ERP-Systemen ermöglichen eine genauere Budgetprognose, sodass PropTech-Unternehmen zukünftige Ausgaben und Investitionen planen können².

1.4 (Immobilien-) Verwaltung und Berichterstattung

ERP- und Backoffice-Systeme bieten eine Fülle von Daten, die zur Erstellung von Betriebsberichten verwendet werden können, die für das Management von entscheidender Bedeutung sind. Im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung gehören zu den wichtigsten Bereichen:

1. Belegungsraten: Echtzeitdaten zur Belegung von Immobilien, sodass Manager die Mietstrategien optimieren können.
2. Wartungsverfolgung: Berichte über Wartungsanfragen, Abschlüsse und Kosten, die dazu beitragen, die Instandhaltung der Immobilie und die Zufriedenheit der Mieter zu verbessern.
3. Mietermanagement: Einblicke in das Verhalten der Mieter, die Zahlungshistorie und die Verlängerung von Mietverträgen ermöglichen effektivere Strategien zur Mieterbindung.
4. Ausgabenmanagement: Detaillierte Berichte über die Ausgaben im Zusammenhang mit Immobilien, anhand derer Bereiche identifiziert werden können, in denen Kosten gesenkt werden können.

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Teil 2 — Der Schlüssel zum Aufbrechen von Datensilos

Sobald Sie Zugriff auf Daten aus ERP-, Backoffice- und Buchhaltungssystemen haben, stellt sich die Frage: Wie verwenden Sie diese Informationen, um noch weiter zu gehen?

2.1 Maximierung des Werts konsolidierter Daten

Die Vision besteht darin, all diese Daten zu konsolidieren und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern, die strategische Entscheidungen beeinflussen. So sieht das in der Praxis für unser PropTech-Beispiel aus:

1. Echtzeitanalysen: Ermöglichen Sie sofortige, informierte Antworten, indem Sie von einem zentralen System aus auf Echtzeitdaten zugreifen¹.
2. Prädiktive Analyse: Verwenden Sie historische Daten aus diesen Systemen für prädiktive Analysen, um Immobilienverwaltern zu helfen, Markttrends, Veränderungen und Mieterbedürfnisse zu antizipieren.
3. Performance-Benchmarking: Vergleichen Sie die Performance von Immobilien oder Portfolios, um bewährte Verfahren und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
4. Risikomanagement: Entdecken Sie potenzielle Risiken — von Marktschwankungen bis hin zu immobilienspezifischen Problemen — und gehen Sie proaktiv darauf ein.

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2.2 Embedded Analytics: Der Schlüssel zum Aufbrechen von Datensilos

Embedded Analytics ist die Lösung, um Datensilos aufzubrechen und das volle Potenzial Ihrer ERP-, Buchhaltungs-, Personal- und Backoffice-Systeme auszuschöpfen. Durch die Konsolidierung von Daten in einem einzigen System bietet Embedded Analytics die folgenden Tools:

1. Daten vereinheitlichen: Zentralisieren Sie Informationen aus mehreren Systemen in einer zusammenhängenden Ansicht.
2. Passen Sie die Berichterstattung an: Erstellen Sie Dashboards und Berichte, die auf die Bedürfnisse verschiedener Interessengruppen zugeschnitten sind, von operativen Benutzern über Immobilienverwalter bis hin zu Führungskräften.
3. Einblicke visualisieren: Verwandeln Sie komplexe Daten in intuitive, visuelle Darstellungen, um das Verständnis zu erleichtern.
4. Ermöglichen Sie Self-Service-Analysen: Ermöglichen Sie Benutzern in Ihrem gesamten Unternehmen den Zugriff auf und die Analyse relevanter Daten und fördern Sie so eine datengesteuerte Kultur.

Mit eingebetteten Analysen wird Ihre SaaS-Lösung zum moderner Knotenpunkt für alle Betriebsabläufe, Rationalisierung von Prozessen und Bereitstellung umsetzbarer Erkenntnisse dort, wo sie am dringendsten benötigt werden. Hier kommen Lösungen wie icCube für SaaS-Unternehmen ins Spiel.

Fazit

Embedded Analytics erweitert Ihre SaaS-Lösung nicht nur um Berichtsfunktionen, sondern verändert auch die Art und Weise, wie Sie und Ihre Benutzer mit Daten interagieren. Durch die Konsolidierung von Informationen aus ERP-, Buchhaltungs-, Personalwesen- und anderen Systemen auf einer einzigen Plattform ermöglichen eingebettete Analysen eine bessere Entscheidungsfindung, verbessern die betriebliche Effizienz und verbessern die täglichen Aktivitäten.

Dieser „Single View“ -Ansatz durchbricht traditionelle Silos und macht Ihre SaaS-Lösung zu einer zentralen Informationsquelle, die sich nahtlos in alle Aspekte des Geschäftsbetriebs integrieren lässt. Für PropTech und andere SaaS-Anbieter bedeutet dies, in einem wettbewerbsintensiven Markt die Nase vorn zu haben, einen besseren Service zu bieten und nachhaltiges Wachstum zu erzielen volle Nutzung ihrer Datenressourcen.

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